Dans « Le Chef d’entreprise sur tous les fronts ? », on a vu que quand on est chef d’entreprise, on doit avoir de multiples casquettes. Pour autant, il est extrêmement compliqué de maîtriser tous les rôles.
Heureusement, il existe de nombreuses solutions pour compenser ce qu’on maîtrise moins, gagner du temps ou simplement éviter de tout porter seul : formations, outils, professionnels, prestataires, réseaux…
Mais tout utiliser est aussi improductif que de ne rien utiliser.
De quoi ai-je vraiment besoin ?
Avant de chercher une solution, il faut déjà comprendre ce qui bloque et ce dont vous avez réellement besoin. Vous ne choisissez pas un outil ou un prestataire parce que « machin le fait » ou que « tout le monde utilise cet outil », mais parce qu’il répond à un besoin que vous avez identifié.
« Je ne sais pas faire » ou « je n’ai plus le temps de faire » ?
Vous pouvez chercher une solution parce que vous ne savez pas faire quelque chose, mais aussi parce que vous savez parfaitement le faire et que ce n’est plus une bonne utilisation de votre temps.
Avant de lancer son activité, je prône justement de prendre son temps. Mais une fois lancé, on n’a plus vraiment ce luxe.
Au début, on fait généralement beaucoup de choses soi-même, par économie et parce qu’on en a encore le temps. Toutefois, et je vous le souhaite, ce temps va finir par manquer si l’activité se développe.
C’est là que le travail réalisé en amont devient utile et que les questions de la fin du premier article de cette série prennent tout leur sens. Si vous avez déjà réfléchi à ce que vous souhaitez maîtriser, comprendre ou déléguer, vous pourrez réagir plus facilement quand votre organisation commencera à montrer ses limites.
Cela va au-delà de « ce que je sais faire » ou « ce que je ne sais pas faire ». Une des préoccupations d’un chef d’entreprise devient assez vite :
« Qu’est-ce que je fais actuellement qui me prend du temps et que je pourrais déléguer ou automatiser ?»
Prendre du recul avant d’être débordé
Le problème, c’est que prendre du recul quand tout va bien est relativement facile. Le faire quand on commence justement à être débordé ou à rencontrer des difficultés l’est beaucoup moins.
Quand un problème prend de l’ampleur, il finit parfois par occuper tellement de place dans notre cerveau qu’il tourne en boucle dans notre tête et ne nous lâche plus. On a le nez dans le guidon au moment même où on aurait besoin de regarder ce qui se passe avec un peu plus de distance.
D’où l’intérêt de prévoir régulièrement un temps pour refaire le point :
Qu’est-ce qui me bloque aujourd’hui ? Et qu’est-ce qui me prend désormais trop de temps ?
Les réponses ne seront pas forcément les mêmes que six mois ou un an plus tôt puisque votre activité, votre charge de travail et vos compétences évoluent.
Surtout, n’attendez pas d’être pris à la gorge pour agir. Tant que vous réagissez suffisamment tôt, vous avez encore le choix. Quand la situation devient urgente, vous ne choisissez plus vraiment : vous essayez surtout d’éteindre l’incendie.
C’est aussi dans ces moments-là qu’il ne faut pas essayer de tout résoudre seul.
Un problème, des solutions !
Se former pour gagner en autonomie
L’une des solutions les plus logiques pour pallier un manque de connaissances est la formation.
Mais est-ce utile de se former sur tout ? Évidemment non, et surtout, on n’a pas besoin de devenir expert dans chaque domaine.
Parfois, acquérir suffisamment de connaissances pour comprendre ce qu’on nous explique, savoir poser les bonnes questions ou repérer quand quelque chose paraît incohérent est largement suffisant.
Prenons un exemple. Vous savez qu’il « faut » poster régulièrement sur LinkedIn et vous le faites sans trop savoir quoi écrire. Une formation peut vous aider à mieux connaître le fonctionnement de la plateforme, ce qu’attendent les lecteurs, comment construire un post ou analyser ce qui fonctionne.
Pour autant, si vous savez déjà que vous n’aurez jamais le temps de gérer régulièrement vos réseaux sociaux et que la rédaction n’est franchement pas votre truc, avez-vous vraiment besoin d’une formation très poussée sur le sujet ?
La question n’est pas seulement : « Est-ce que je peux me former ? », mais plutôt : « Est-ce que j’ai intérêt à développer cette compétence moi-même ? »
Toutefois, même si vous prévoyez de déléguer, comprendre les grands principes peut rester utile afin de donner une orientation cohérente avec vos valeurs et vos objectifs.
Utiliser les bons outils
Savoir faire quelque chose, c’est bien, mais utiliser le bon outil peut vous éviter de vous compliquer inutilement la vie.
Un outil peut automatiser certaines tâches, organiser des informations, effectuer des calculs, suivre des indicateurs ou simplement éviter de réaliser deux fois le même travail.
Créer vous-même un tableur vous paraît inatteignable ? Il existe probablement une solution qui vous permettra de gérer votre activité sans avoir besoin de construire chaque formule vous-même.
Vous prenez encore vos notes sur papier chez vos clients avant de tout recopier en rentrant ? Il existe peut-être un outil propre à votre métier qui vous permettrait de réaliser directement une partie du travail sur place.
L’intérêt est bien là : utiliser l’outil pour vous concentrer sur ce qui est important pour votre activité plutôt que perdre du temps sur des tâches qu’il peut simplifier.
Bien sûr, l’outil miracle n’existe pas. Un bon outil alimenté avec de mauvaises informations ne donnera pas miraculeusement un bon résultat. Et un outil mal adapté à votre activité peut vous faire perdre davantage de temps qu’il ne vous en fait gagner.
Quelques critères peuvent vous aider à choisir : le prix, le temps gagné, l’adaptation à votre activité et la facilité d’utilisation.
Faire appel à des professionnels
Il y a un autre moyen qu’on a tendance à négliger quand l’activité est tout juste rentable : les humains !
Le raisonnement ne doit pas se limiter à « Combien cette personne va-t-elle me coûter ? ». Il faut aussi se demander : « Qu’est-ce que je vais y gagner ? »
La relation n’est toutefois pas la même avec un expert ou un consultant qu’avec un prestataire.
Experts et consultants : bénéficier d’un regard extérieur
Il existe des experts et des consultants sur à peu près tous les sujets.
Ceux qui nous viennent spontanément en tête sont les plus connus : experts-comptables, avocats, consultants en communication…
D’autres experts et consultants interviennent sur des problématiques beaucoup plus spécifiques ou exotiques (Apparemment, les chamans indiens ont la cote).
Ils peuvent intervenir pour apporter une compétence particulière, poser un diagnostic ou simplement offrir un regard extérieur.
Un bon expert ne doit pas seulement vous donner une réponse ou une préconisation. Il doit aussi être capable de vous expliquer simplement les enjeux afin que vous compreniez ce qu’il vous propose.
Toutefois, il est beaucoup plus facile d’aller voir un consultant en stratégie pour améliorer son chiffre d’affaires lorsqu’il est déjà confortable que d’aller le voir quand il faut avouer qu’on gagne moins que le SMIC.
La pression sociale, la honte ou simplement notre orgueil peuvent nous pousser à cacher nos difficultés. Et c’est probablement l’une des pires spirales qui puisse s’installer puisque c’est justement à ce moment-là qu’on aurait besoin d’aide.
Les prestataires : déléguer pour gagner plus que du temps
La relation avec un prestataire est différente. Il prend en charge une tâche ou une partie de l’activité que vous pourriez parfois parfaitement réaliser vous-même.
Prenons l’exemple d’un artisan ou d’une artisane. Passer une demi-journée à faire son administratif, produire ses devis ou gérer sa communication n’est pas du temps « perdu ». Toutes ces tâches sont nécessaires au fonctionnement de l’entreprise.
Mais combien lui coûte une demi-journée passée à les faire par rapport au prix d’une assistance administrative et à ce qu’il ou elle aurait pu facturer chez un client pendant ce temps ?
Le bon calcul n’est donc pas seulement : « Combien me coûte ce prestataire ? », mais aussi : « Combien me coûte le fait de continuer à faire cette tâche moi-même ? »
Cela ne signifie pas qu’il faut tout externaliser. Il faut simplement comparer ce que vous coûte votre propre temps avec le prix du prestataire et, si vous décidez de déléguer, penser à intégrer cette dépense dans vos prix.
Réseaux et organismes publics : les grands oubliés ?
On pense moins souvent aux réseaux professionnels et aux institutions.
Il existe de nombreux endroits où chercher des informations, des retours d’expérience ou des contacts utiles.
Les solutions gratuites
Je précise quand même une chose : l’accompagnement a un coût. Simplement, ce n’est pas toujours le porteur de projet ou le chef d’entreprise qui le supporte directement.
Les organismes publics et semi-publics
Ils renseignent gratuitement sur de nombreux sujets.
On hésite parfois à les solliciter, alors qu’ils sont justement là pour répondre à certaines questions très précises.
Certains mettent aussi à disposition des outils ou des services gratuits, comme l’Urssaf avec le TESE, qui simplifie les formalités liées à l’emploi des salariés et établit notamment les bulletins de paie.
Ces organismes publient également de nombreuses ressources ou newsletters permettant de suivre les évolutions réglementaires ou sectorielles. Je vous conseille d’ailleurs, en passant, la newsletter de Bpifrance Création. Que vous soyez porteur de projet ou déjà entrepreneur, on y trouve régulièrement des informations utiles.
Les associations
Certaines associations et structures d’accompagnement proposent des dispositifs financés par France Travail, les régions ou d’autres acteurs publics. Elles accompagnent les porteurs de projet dans le développement de leur idée. Elles viennent parfois aussi en aide aux entrepreneurs en difficulté.
Les groupes sur les réseaux sociaux
Il existe aussi de nombreux groupes d’entrepreneurs sur Facebook, LinkedIn, Reddit ou ailleurs, qu’ils soient généralistes ou consacrés à un secteur d’activité particulier.
Et parfois, on trouve des entrepreneurs là où on ne s’y attend absolument pas.
Un jour, un porteur de projet m’a raconté avoir reçu plein de conseils de la part d’entrepreneurs qui jouaient au même jeu en ligne que lui.
Comme quoi, l’important est aussi d’en parler autour de vous.
Les réseaux professionnels payants
Tous les réseaux ne sont évidemment pas gratuits.
On trouve des syndicats professionnels, des fédérations, des clubs d’entrepreneurs, des réseaux d’affaires, des groupes de pairs… il y en a pour tous les goûts.
Certains permettent de rencontrer des personnes du même secteur d’activité. D’autres donnent accès à des informations très ciblées, à des échanges entre entrepreneurs ou à des opportunités commerciales.
Un réseau professionnel peut surtout apporter le retour d’expérience de personnes confrontées à des problématiques proches des vôtres.
Il reste donc à voir ce que ce réseau peut vous apporter avant de payer une cotisation uniquement parce que « tout le monde y est ».
Les bons appuis pour avancer vers votre objectif
Ce schéma ne signifie pas qu’il faut passer par toutes les marches, ni même les utiliser dans cet ordre.
Sauter une marche ne rend pas votre objectif impossible à atteindre. La suivante peut simplement être plus haute et donc un peu plus difficile à franchir.
Selon votre situation, vous n’aurez peut-être besoin que d’un outil. Dans un autre cas, une formation et l’intervention ponctuelle d’un professionnel seront plus pertinentes.
Il n’existe pas de combinaison parfaite valable pour tout le monde.
Ces ressources sont des appuis qui peuvent rendre certaines étapes plus faciles à franchir.
Quelles ressources pour chaque rôle du dirigeant ?
J’ai regroupé dans un tableau les principaux rôles du dirigeant, les compétences et qualités qu’ils peuvent demander, ainsi que des exemples d’outils, de ressources, de professionnels et d’organismes sur lesquels s’appuyer.
Cette liste n’est évidemment pas exhaustive : les besoins varient selon l’activité, le statut, la taille et le stade de développement de l’entreprise.
Deux formats sont disponibles :
- le PDF, plus facile à consulter sur tous les appareils ;
- le fichier Excel (optimisé pour Microsoft Excel), qui permet de retrouver la vue d’ensemble et de naviguer par rôle.
Les effets pervers du « je me fais aider »
Après vous avoir répété qu’il ne faut pas essayer de tout résoudre seul, j’ajoute quand même une nuance.
Prendre conseil sans abandonner son libre arbitre
L’un des effets pervers consiste à se dire que l’expert a forcément raison et à se ranger à son avis sans vraiment essayer de comprendre ou d’envisager les autres hypothèses possibles.
Par facilité, on peut aussi finir par demander conseil à tout-va et oublier de réfléchir par soi-même.
Prendre conseil, c’est bien. Garder son libre arbitre, c’est mieux.
Les consultants peuvent attirer votre attention sur certains risques, vous apporter des informations que vous n’avez pas et vous aider à envisager plusieurs solutions. Mais ils peuvent aussi se tromper ou avoir des avis différents, d’autant que leur conseil dépend des informations que vous leur fournissez.
Leur avis reste donc un élément de votre réflexion, pas une vérité à appliquer les yeux fermés.
Pour pouvoir vous faire votre propre avis, encore faut-il que la préconisation soit claire. Si elle ne l’est pas, demandez à votre interlocuteur de vous l’expliquer autrement.
Et surtout, gardez en tête que c’est votre projet, pas celui de l’expert.
Ce qui a fonctionné pour l’un ne fonctionnera pas forcément pour vous
Un autre effet pervers que je vois très souvent, c’est le mimétisme.
On voit une success story d’entrepreneur et on se dit : « Ça a fonctionné pour lui, je vais faire pareil. »
Malheureusement, ce n’est pas aussi simple.
On ne part pas tous avec les mêmes bagages, les mêmes compétences ni les mêmes facilités. Ce que vous trouverez extrêmement simple à faire sera peut-être beaucoup plus compliqué pour votre voisin, et vice versa.
Le contexte diffère aussi selon le marché, la localisation, la clientèle, les moyens disponibles ou le stade de développement de l’entreprise.
S’inspirer de ce qui a fonctionné chez quelqu’un pour comprendre pourquoi cela a marché et voir ce qui peut être adapté à votre activité, je n’ai aucun problème là-dessus.
A contrario, s’inspirer ne veut pas dire devenir le sous-produit de quelqu’un d’autre… Je pense que vous avez compris l’idée.
Gardez votre individualité et adaptez ce qui vous entoure pour en faire quelque chose qui vous soit propre.
Les retours d’expérience sont des pistes, pas des recettes à recopier.
N’essayez pas de tout résoudre seul
S’il ne devait rester qu’une idée de cet article, ce serait probablement celle-ci : N’essayez pas de tout résoudre seul.
Cela peut vouloir dire se former, utiliser un outil, demander conseil, déléguer une tâche, rejoindre un réseau ou simplement parler d’un problème suffisamment tôt pour ne pas le laisser prendre toute la place.
Vous n’avez pas besoin de tout faire, ni de tout savoir.
Vous avez surtout besoin d’identifier ce qui vous bloque et de trouver les bons appuis au bon moment.
Et si vous décidez de vous faire aider, gardez simplement suffisamment de compréhension de ce qui se passe pour savoir pourquoi vous choisissez cette solution.
On peut déléguer beaucoup de choses, mais certaines responsabilités restent bien les nôtres.
C’est justement ce dont nous parlerons dans le troisième article de cette série : « Vous n’êtes plus salarié.e, vous êtes chef.fe d’entreprise » (à venir).
