Bloquer sur les démarches administratives quand on crée son entreprise, c’est courant. Mais dans la majorité des cas, ce n’est pas une phobie : c’est simplement quelque chose qu’on n’a pas encore appris à faire.
Il y a quelques années, un porteur de projet est arrivé en rendez-vous avec un sac plastique. Dedans : une pile de courriers des administrations, certains même pas ouverts… depuis un an !
Quand je l’ai vu, ma première réaction c’était : « mais comment il vit ce monsieur ? »
On pourrait penser que c’est lié à la langue, qu’il ne comprenait pas ce qu’on lui écrivait. Mais des cas comme lui, j’en ai vu d’autres. Ce n’était pas une question de langue. C’était la pile qui était devenue trop intimidante. À un moment, il avait juste arrêté d’ouvrir les enveloppes. Parce que c’était moins angoissant que de les lire sans comprendre ce qu’on lui demandait.
Ce cas est extrême. Mais ce sentiment, je l’ai retrouvé plus souvent que je ne l’aurais cru.
J’entends souvent : « Je suis nul en administratif »
Quand je creuse un peu, c’est presque toujours la même chose. Ces personnes répondent à leurs courriers, suivent leurs dépenses, gèrent leur quotidien sans problème.
Elles pensent ne pas savoir gérer l’administratif d’une entreprise, alors qu’en fait, elles n’ont tout simplement pas encore appris à le faire. Ce n’est pas pareil.
Ce n’est pas une phobie. C’est la peur de se tromper sur quelque chose qu’on ne connaît pas encore.
Et ça, c’est très différent.
Déléguer ou pas, l’important c’est de comprendre
Il est facile et confortable de déléguer à un tiers ce qu’on ne connaît pas. On considère que lui saura mieux car il a l’habitude.
Un formulaire URSSAF, une déclaration de chiffre d’affaires, un avis de cotisation CFE… ce ne sont pas des documents compliqués en eux-mêmes. Mais si personne ne vous a expliqué à quoi ça correspond, pourquoi vous le recevez, ce que vous devez renseigner… le réflexe naturel c’est de bloquer. Logique, non ?
C’est pour ça que je ne conseille pas de déléguer sans avoir compris d’abord. Parce que déléguer sans comprendre, c’est s’installer dans le même cycle : la prochaine fois que vous recevez ce document, vous serez dans la même panique qu’aujourd’hui. Vous n’avez rien appris, vous avez évité temporairement le problème.
Il y a des exceptions, hein. Certaines personnes n’ont vraiment pas le choix. Dans ce cas, déléguer à quelqu’un de confiance est la bonne décision. Mais c’est loin d’être la majorité.
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Bon, concrètement, on fait comment ?
C’est le cordonnier qui est le plus mal chaussé. Je suis la spécialiste pour donner des conseils que je ne suis pas… Donc, moi aussi je me suis retrouvée avec ma petite pile de factures non traitées…
Six mois après l’ouverture de mon bar à jeux à Lyon, j’avais payé vite fait (enfin, pas si vite fait, je jonglais énormément avec ma trésorerie les 6 premiers mois) les factures, mais je ne les avais pas transmises à l’expert-comptable. Dans la restauration, les journées ne sont jamais assez longues. L’administratif passe après l’urgent. Jusqu’au jour où la pile devient trop grande…
J’ai donc mis en place une routine. Ce qui ne me prenait pas beaucoup de temps, je le faisais tout de suite. Par contre, ce que je savais qui allait me demander beaucoup de concentration et patience… surtout de la patience… ça, c’était pour le jeudi après-midi (le seul jour d’ouverture où je « ne travaillais pas », eh oui, la notion de journée de travail change petit à petit…).
La routine : une piste parmi d’autres
Toujours le même jour, toujours les mêmes horaires. Pas de clients, pas de rendez-vous fournisseur, pas de body combat… En gros, pas d’excuse pour repousser ce qu’on n’a pas envie de faire.
Au début, le cerveau résiste. Tout ce qui est inconnu lui demande plus d’énergie que d’habitude. Alors il résiste. Mais de semaine en semaine, au lieu de tourner en boucle sur « il faut que je pense à répondre à… », vous savez que ça sera traité un jour précis. Quand la routine s’installe, ce qui nous paraissait anxiogène devient réconfort. Sauf cas particuliers, le cerveau aime les routines.
Résultat : ça me prenait de moins en moins de temps. Et je n’avais plus ces pensées parasites en boucle en fond de tête.
Maintenant, est-ce que c’est la bonne solution pour vous ? Pas forcément. Certaines personnes me disent : « je le reçois, j’y réponds, comme ça c’est réglé. » D’autres ont besoin d’être devant un ultimatum pour le faire. « je le fais au dernier moment, mais c’est fait dans les temps ! »
Comme je le dis souvent : « l’important c’est d’avancer » peu importe la méthode utilisée. Apprendre à vous connaître est le premier pas pour trouver vos propres solutions et devenir autonome.
Devenir autonome ne veut pas dire y aller seul. Mais ça, c’est un autre sujet.
À retenir
- Ce qu’on appelle « phobie administrative » est le plus souvent une peur de se tromper sur quelque chose qu’on ne connaît pas encore.
- Déléguer sans comprendre, c’est repousser le problème. Comprendre d’abord, déléguer ensuite si besoin.
- Il n’existe pas une seule bonne méthode. L’important c’est d’en avoir une qui tourne.
